강도현 · 회식 성패는 총무의 사전 준비에서 8할이 갈린다. 실무 순서만 딱 정리한다.

총무를 맡았다는 건 그날 밤의 운영자가 됐다는 뜻이다. 인원을 세고, 예약을 잡고, 현장을 굴리고, 마지막에 돈을 나눈다. 어느 하나만 삐끗해도 뒷말이 남는다. 이 글은 감성 없이, 총무가 실제로 밟아야 하는 절차를 STEP과 체크리스트로만 압축했다. 순서대로 따라오면 된다.

총무의 일은 예약 전부터 시작된다

총무의 첫 실수는 "일단 몇 시에 어디로 모여"라고 던지는 것이다. 준비 없는 공지는 인원 변동과 예산 다툼을 부른다. 예약 버튼을 누르기 전에 인원·예산·업종 세 축을 먼저 확정해야 한다. 이 세 가지가 정해지면 나머지는 기계적으로 굴러간다.

STEP 1. 인원·예산·취향 취합

가장 먼저 확정 인원을 잡는다. "참석 여부"만 묻지 말고 1차만/2차까지를 함께 물어라. 그래야 룸 크기와 주대 규모가 나온다. 예산은 1인당 상한을 미리 합의해두는 게 좋다. 부서 회식이면 법인 한도, 사비 모임이면 인당 상한을 못 박아야 정산 때 얼굴 붉힐 일이 없다.

• 확정 인원 = 1차 인원 / 2차 잔류 인원을 따로 집계
• 1인 예산 상한 합의(예: 인당 8만~12만 선 등 모임 성격에 맞게)
• 업종 취향 파악 — 노래 위주인지, 룸·가라오케형인지
• 못 마시는 인원·알러지·비흡연 선호 등 특이사항

업종을 어디로 잡을지 판단이 서지 않으면 회식 장소로 분당 유흥을 고르는 기준 글을 기준표 삼아 후보를 2곳으로 좁혀두면 예약 통화가 빨라진다.

STEP 2. 예약 — 전화로 확정할 것들

예약은 카톡보다 전화가 확실하다. 조건 협상과 실시간 확답이 되기 때문이다. 통화에서 반드시 못 박을 항목은 날짜·시간·인원·룸 크기·주대 기준·마감시간이다. 특히 인원이 유동적이면 "최소 몇 명, 최대 몇 명"을 미리 말해 룸을 넉넉히 잡아둔다.

1. 날짜·도착 시간 확정(회식은 시작이 늦어지기 쉬우니 여유 30분)
2. 인원과 룸 크기 — 예상 최대치 기준으로
3. 기본 세팅·주대 구성과 대략 단가 확인
4. 마지막 주문·마감 시간대 확인
5. 예약자 이름·연락처 남기고 확정 문자 받기

전화에서 뭘 어떤 순서로 말해야 매끄러운지는 유흥 예약 전화 실전 대화법 글에 문장 단위 스크립트로 정리돼 있다. 총무라면 통화 전에 한 번 훑어두면 버벅임이 줄어든다.

STEP 3. 현장 관리 — 총무의 실시간 역할

현장에서 총무는 즐기되 완전히 취하면 안 된다. 총무가 뻗으면 정산이 무너진다. 초반에 참석 인원을 눈으로 확인하고, 중간에 추가 주문이 나갈 때마다 대략의 누적 금액을 머릿속에 담아둔다. 예산 상한에 근접하면 조용히 브레이크를 건다.

• 도착 인원 실측 — 노쇼·추가 인원 반영
• 추가 주문 시 누적액 체크(상한 근접 시 속도 조절)
• 2차 잔류 인원 재집계 — 여기서 정산 분모가 갈린다
• 취한 인원·귀가 동선 파악

STEP 4. 정산 — 더치·법인카드 처리

정산은 방식에 따라 흐름이 다르다. 법인카드면 총무가 결제 후 영수증·증빙만 챙기면 끝이라 간단하다. 더치면 분모를 정확히 잡는 게 관건이다. 1차만 참석한 인원과 2차까지 남은 인원의 부담이 다르므로, 처음부터 "1차 n분의 1, 2차 별도"로 공지해두면 뒷말이 없다.

계산서 항목이 왜 이렇게 나왔는지 총무가 설명할 수 있어야 신뢰가 산다. 세팅·주대·봉사료가 어떻게 붙는지는 유흥 계산서를 항목별로 해부한 글을 보면 팀원 질문에 바로 답할 수 있다. 정산금은 그날 밤 안에 계좌를 열어 걷는 게 회수율이 가장 높다. 다음 날로 미루면 "얼마였지"라는 물음이 반복되고, 며칠 지나면 안 낸 사람이 꼭 생긴다. 자리가 끝나기 전, 사람들이 아직 모여 있을 때 총액과 인당 금액을 바로 공유하고 계좌를 여는 것이 가장 확실하다.

총무가 자주 놓치는 함정도 있다. 첫째, 2차까지 남은 인원을 눈으로 세지 않고 1차 명단으로 나눠 부담이 어긋나는 경우다. 둘째, 예약할 때 인원을 넉넉히 잡지 않아 자리가 좁아지는 경우다. 셋째, 취해서 누적액 감을 놓치는 경우다. 이 셋만 피하면 정산 사고의 대부분은 예방된다.

총무 원페이지 체크리스트

• 사전: 인원(1·2차)·예산 상한·업종 확정
• 예약: 날짜·인원·룸·주대·마감 전화로 못 박고 확정 문자
• 현장: 누적액 추적, 예산 상한 시 브레이크, 2차 인원 재집계
• 정산: 더치는 분모 명확·즉시 수금 / 법인은 증빙 확보

총무의 능력은 술자리에서가 아니라 다음 날 통장 정산이 깔끔하게 끝났을 때 증명된다. 예약과 정산은 준비의 문제지 순발력의 문제가 아니다.

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